Denizli | Çivril Belediyesi,denizli, çivril, miryekefalon, ışıklı gölü, tokalı kanyonu, akdağ tabiat parkı, beycesultan höyüğü, miryokefalon savaşı

BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar
Amaç
MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı, Çivril Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.
Kapsam
MADDE 2- (1) Bu Yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü’ne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen:
Belediye: Çivril Belediyesi’ni,
Başkanlık: Çivril Belediye Başkanlığı’nı,
Başkan: Çivril Belediye Başkanını
Müdürlük: Yazı İşleri Müdürlüğü’nü,
Müdür: Yazı İşleri Müdürünü,
Yönetmelik: Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği’ni ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM
Teşkilat Yapısı ve Bağlılık
Teşkilat Yapısı
MADDE 5- Yazı İşleri Müdürlüğü aşağıdaki birimlerden oluşur. Başkanlık tarafından her birim için bir birim sorumlusu görevlendirilir. Birimlerin altında servis ve ekip oluşturma ve bunlar için sorumlu belirleme yetkisi Başkandadır.
Yazı İşleri Birimi
Özel Kalem Birimi
Hukuk İşleri Birimi
Bağlılık
MADDE 6- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanına ve görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlıdır.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Görev, Yetki ve Sorumluluklar
Müdürlüğün Görevleri
MADDE 7- (1) Aşağıda belirtilen görevler, Yazı İşleri Müdürlüğü tarafından yürütülür:
Evrak akışını düzenlemek, arşivlemek, meclis ve encümen kararlarının alınması sağlamak, arşiv iş ve işlemlerini mevzuat hükümlerine göre yürütmek.
Belediye Meclisinin ve Belediye encümenin iş ve işlemlerine ilişkin koordinasyonu sağlamak.
Olağan ve olağanüstü meclis toplantılarının iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
Meclis kararlarının yazılmasını sağlamak, ilgili mercilerin onayını aldıktan sonra karar asıllarının ilgili müdürlüklere intikalini ve birer nüshasının arşivlenmesini sağlamak, meclis gündemini ve karar özetlerini internette yayınlattırmak.
Encümen toplantılarında görüşülmek üzere belediye müdürlüklerinden gönderilen ve başkan tarafından encümene havalesi yapılan konulara ilişkin encümen toplantı gündeminin oluşturulmasını sağlamak.
Encümen kararlarını yazarak, ilgili onaylardan sonra karar suretlerinin teklifin geldiği ve diğer ilgili müdürlüklere ulaştırılmasını, karar asıllarının sırasına göre dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlamak.
Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların, zimmetle teslim alınması, konularına göre evrak ve belgelerin ayırımının ve kaydının yapılarak imza işlemlerinin tamamlandıktan sonra ilgili müdürlüklere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm müdürlüklerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlamak.
Belediyenin arşiv hizmetlerini yürütmek, Müdürlük arşivlerinde bekleme süreleri dolan evrakların kurum arşivince teslim alınmasını sağlamak ve muhafazasına gerek kalmayan dosya ve evrakların imha listelerinin çıkartılarak gerekli onaylardan sonra kontrollü imhasının yapılmasını sağlamak.
Meclis kararıyla oluşturulan komisyonların toplantılarına ilişkin koordinasyonunu sağlayacak müdürlüklerin belirlenmesi için başkanlık onayı almak.
Standart dosya planına uygun olarak, müdürlüklerin yazışma kodları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
Açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kuruluş günleri ve diğer önemli günlerde düzenlenen organizasyonlar hakkında Başkan’a bilgi vermek.
Başkanın yurtiçi ve yurtdışında katılacağı toplantı programlarının gerekli hazırlıklarını yapmak, iletişim, ulaşım ve konaklama işlemlerini organize etmek.
Başkan’ın ziyaretine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını sağlamak ve bu konuda gerekli organizasyonu yapmak.
Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili müdürlüklere bildirmek.
Başkanın diğer kuruluşlar ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Başkan ile görüşmelerini sağlamak.
Belediyede hizmet veren tüm müdürlükler ile Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak ve Başkanın sözlü talimatlarını ilgili müdürlüklere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.
 Başkanlığa intikal eden tüm sözlü ve yazılı dilek, şikâyet, öneri ve konuların izlenmesi ile sonuçlarının ilgililere en kısa zamanda iletilmesini sağlamak.
 Belediyenin dış ilişkiler ile tüm faaliyetlerini yürütmek ve organize etmek ve Kardeş şehir ilişkilerini düzenlemek, kardeş şehir protokollerini takip etmek ve gerekiyorsa yenilemek.
Başkanın vatandaşlarla görüşebilmesi için belirli günlerde halk günü için program yapmak,
Belediye lehine ve aleyhine yargı mercileri ile hakem heyeti nezdinde açılan ve açılacak davalar ile icra takip işlerini yürütmek, neticelendirmek ve gerektiğinde suç duyurusunda bulunmak.
Temyizden ve karar düzeltmeden vazgeçilmesi, feragat, sulh ve kabul yolu ile davaların sonuçlandırılması ve davadan vazgeçilmesi işlerini yürütmek.
Belediye tüzel kişiliği adına ihtarnamelere cevap vermek ve ihtarname düzenlemek.
Hukuki bakımdan tereddütlü konularda hukuki görüş bildirmek.
Dava ve icra dosyaları ile diğer yazışma dosyalarını düzenlemek, bunlara ilişkin kayıtları tutmak.
Evlendirmeye dair müracaatları kabul etmek, evlenmek için müracaat eden kişilerin başvurularını değerlendirmek, mevzuatın öngördüğü şekilde evlendirme dosyalarını hazırlamak, nikâh işlemlerini gerçekleştirmek, gerçekleşen evlilik akitlerinin kayıtlarını tutmak ve ilgili ilçe nüfus müdürlüğünü bilgilendirmek.
 Başkanlıkça verilen diğer görevleri yerine getirmek.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu
MADDE 8- Müdürün görevleri aşağıda belirtilmiştir;
a) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişi olarak Müdürlüğü temsil etmek,
b) Yasalarla verilen her türlü asli ve ek görevleri yapmak,
c) Mali Hizmetler Müdürlüğü koordinasyonunda Müdürlüğün bütçesini, performans programını, yıllık faaliyet raporunu Belediyeni stratejik planına göre hazırlamak,
d) Alt birim personeli arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine, başkasının görevlendirilmesini sağlamak ve hizmetlerin aksamaması ve iş sürekliliği için gerekli önlemleri almak,
e) Müdürlük servislerinin planlı ve programlı bir şekilde çalışmalarını düzenleyerek, personel arasında uyumlu bir işbirliği ortamı kurulmasını sağlamak.
f) Çalışma verimini arttırmak amacıyla, mevzuat ve yargı kararları ile ilgili yayınları satın almak, abone olmak, bunlardan personellerin yararlanmasını sağlamak, personelin görevleri ile ilgili olarak kendilerini geliştirmeleri adına eğitimler aldırmak,
g) Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, Müdürlüğe ait tüm birimlerinin ve personelin çalışmalarını izlemek, denetlemek ve gerekli talimatları vermek, Müdürlüğün hizmet alanlarındaki görevli personellerin sevk ve idaresini yapmak.
h) Müdürlüğün görev alanlarına giren konularda kararlar vermek, çeşitli konulara ilişkin farklı yollar ve çözümler bulmak ve uygulamak,
ı) Müdürlük bütçesinin etkili ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlamak,
i) Müdürlüğü ile Diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak,
Müdür, Belediye Başkanınca verilen ve Yönetmelikte belirlenen görevler ile Mevzuatta belirtilen görevleri gereken özen ve süratle yürütmekle sorumludur.
Müdürlük Birimlerinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 9- (1) Müdürlük Birimlerinin başında birim sorumlusu bulunur. Birim sorumlusu kendi birimindeki işlerin mevzuata uygun ve etkili ekonomik ve verimli yürütülmesinden sorumludur.
(2) Müdürlük birimlerinin görev yetki ve sorumlulukları aşağıda gösterilmiştir.
a) Yazı İşleri Birimi: Yazı İşleri Birimi, aşağıdaki görevleri yürütür:
Evrak akışını düzenlemek, arşivlemek, meclis ve encümen kararlarının alınması sağlamak, arşiv iş ve işlemlerini mevzuat hükümlerine göre yürütmek.
Belediye Meclisinin ve Belediye encümenin iş ve işlemlerine ilişkin koordinasyonu sağlamak.
Olağan ve olağanüstü meclis toplantılarının iş ve işlemlerinin yürütülmesini sağlamak,
Meclis kararlarının yazılmasını sağlamak, ilgili mercilerin onayını aldıktan sonra karar asıllarının ilgili müdürlüklere intikalini ve birer nüshasının arşivlenmesini sağlamak, meclis gündemini ve karar özetlerini internette yayınlattırmak.
Encümen toplantılarında görüşülmek üzere belediye müdürlüklerinden gönderilen ve başkan tarafından encümene havalesi yapılan konulara ilişkin encümen toplantı gündeminin oluşturulmasını sağlamak.
Encümen kararlarını yazarak, ilgili onaylardan sonra karar suretlerinin teklifin geldiği ve diğer ilgili müdürlüklere ulaştırılmasını, karar asıllarının sırasına göre dosyalanmasını ve arşivlenmesini sağlamak.
Belediyeye gelen tüm evrak ve belgelerin, postaların, zimmetle teslim alınması, konularına göre evrak ve belgelerin ayırımının ve kaydının yapılarak imza işlemlerinin tamamlandıktan sonra ilgili müdürlüklere zimmetli olarak ulaştırılmasını, aynı şekilde tüm müdürlüklerden gelen evrakların da gerekli yerlere sevkiyatını belirli bir düzen içerisinde sağlamak.
Belediyenin arşiv hizmetlerini yürütmek, Müdürlük arşivlerinde bekleme süreleri dolan evrakların kurum arşivince teslim alınmasını sağlamak ve muhafazasına gerek kalmayan dosya ve evrakların imha listelerinin çıkartılarak gerekli onaylardan sonra kontrollü imhasının yapılmasını sağlamak.
Meclis kararıyla oluşturulan komisyonların toplantılarına ilişkin koordinasyonunu sağlayacak müdürlüklerin belirlenmesi için başkanlık onayı almak.
Standart dosya planına uygun olarak, müdürlüklerin yazışma kodları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek.
Evlendirmeye dair müracaatları kabul etmek, evlenmek için müracaat eden kişilerin başvurularını değerlendirmek, mevzuatın öngördüğü şekilde evlendirme dosyalarını hazırlamak, nikah işlemlerini gerçekleştirmek, gerçekleşen evlilik akitlerinin kayıtlarını tutmak ve ilgili ilçe nüfus müdürlüğünü bilgilendirmek.
Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
b) Özel Kalem Birimi: Özel Kalem Birimi, aşağıdaki görevleri yürütür:
Açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kuruluş günleri ve diğer önemli günlerde düzenlenen organizasyonlar hakkında Başkan’a bilgi vermek.
Başkanın yurtiçi ve yurtdışında katılacağı toplantı programlarının gerekli hazırlıklarını yapmak, iletişim, ulaşım ve konaklama işlemlerini organize etmek.
Başkan’ın ziyaretine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını sağlamak ve bu konuda gerekli organizasyonu yapmak.
Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve saatlerini ilgili müdürlüklere bildirmek.
Başkanın diğer kuruluşlar ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doğrultusunda Başkan ile görüşmelerini sağlamak.
Belediyede hizmet veren tüm müdürlükler ile Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu sağlamak ve Başkanın sözlü talimatlarını ilgili müdürlüklere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.
 Başkanlığa intikal eden tüm sözlü ve yazılı dilek, şikâyet, öneri ve konuların izlenmesi ile sonuçlarının ilgililere en kısa zamanda iletilmesini sağlamak.
 Belediyenin dış ilişkiler ile tüm faaliyetlerini yürütmek ve organize etmek ve Kardeş şehir ilişkilerini düzenlemek, kardeş şehir protokollerini takip etmek ve gerekiyorsa yenilemek.
Başkanın vatandaşlarla görüşebilmesi için belirli günlerde halk günü için program yapmak,
Müdür tarafından verilecek diğer görevleri yapmak.
b) Hukuk İşleri Birimi: Hukuk İşleri Birimi yargısal işlerini müstakilen yürütür. Kurum içi ve kurum dışı yazışmalarını doğrudan yapar. Hukuk İşleri Birimi, aşağıdaki görevleri yürütür:
Belediye lehine ve aleyhine yargı mercileri ile hakem heyeti nezdinde açılan ve açılacak davalar ile icra takip işlerini yürütmek, neticelendirmek ve gerektiğinde suç duyurusunda bulunmak.
Temyizden ve karar düzeltmeden vazgeçilmesi, feragat, sulh ve kabul yolu ile davaların sonuçlandırılması ve davadan vazgeçilmesi işlerini yürütmek.
Belediye tüzel kişiliği adına ihtarnamelere cevap vermek ve ihtarname düzenlemek.
Hukuki bakımdan tereddütlü konularda hukuki görüş bildirmek.
Dava ve icra dosyaları ile diğer yazışma dosyalarını düzenlemek, bunlara ilişkin kayıtları tutmak.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin Yürütülmesi
Görevin Alınması, Planlanması ve Yürütülmesi
MADDE 10- (1) Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işleri evrak düzenine uygun bir şekilde kaydedilerek ilgilisine verilir.
(2) Yazı İşleri Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
(3) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM
İş birliği ve Koordinasyon
Müdürlük Birimleri Arasında İş birliği
MADDE 11- (1) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
a) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra Müdüre iletilir.
b) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele havale eder.
c) Görevlilerin herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
Diğer Birimler ile Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon
MADDE 12- (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ün imzası ile yürütülür. Hukuk İşleri Birimi kendi yazışmalarını müstakilen yapar. Müdürlüğün, belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu kurum ve kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar imza yetkileri ve yetki devri genelgesine uygun yürütülür.

ALTINCI BÖLÜM
Çeşitli ve Son Hükümler
Yürürlük
MADDE 13- Bu yönetmelik, Belediye Meclisi tarafından kabulüne müteakip yayımlandığı tarihte yürürlüğe girer.
Yürütme
MADDE 14- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.