T.C.

DENİZLİ İLİ

ÇİVRİL BELEDİYE BAŞKANLIĞI

MUHTARLIK İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar Amaç MADDE 1 - Bu Yönetmeliğin amacı, İçişleri Bakanlığı’nın 2015/8 Sayılı Genelgesi esas alınarak kurulmuş olan Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir. Kapsam MADDE 2 - Bu Yönetmelik, Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar. Dayanak MADDE 3 - Bu Yönetmelik; Anayasa’nın 124. maddesi ve 5393 sayılı Belediye Kanunu 15/b maddesine ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır. Tanımlar MADDE 4 - Bu Yönetmelikte geçen: a) Belediye: Çivril  Belediyesi’ni, b) Başkanlık : Çivril Belediye Başkanlığı’nı, c) Başkan: Çivril belediye Başkanı’ nı,  d) Başkan Yardımcısı : Çivril Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün bağlı olduğu ilgili Başkan Yardımcısı’ nı, e) Müdürlük : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü’nü, f) Müdür : Muhtarlık İşleri Müdürü’nü, g) Yönetmelik : Muhtarlık İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder. h) Personel : Çivril Belediyesi Muhtarlık İşleri Müdürlüğünde çalışan tüm memur, kadrolu işçi, teknik ve idari personel çalışanlarının tümünü. ı) MBS: Muhtar Bilgi Sistemi İKİNCİBÖLÜM Kuruluş ve Teşkilat  Kuruluş  MADDE 5- 5393 sayılı Belediye Kanununun 48. ve 49.maddeleri ve 02/04/2015 tarih ve 28968 sayılı Resmi Gazete’ de yayımlanan Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik esasları çerçevesinde Çivril Belediye Meclisinin 05.02.2018 tarih ve 22 sayılı kararı ile kurulmuş idari yürütme organıdır.  Teşkilat MADDE 6 - Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir. a) Müdür b) Şef c) Memurlar d) Sözleşmeli Personeller e) Kadrolu İşçiler   ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Görev, Yetki ve Sorumluluk Müdürlüğün görevleri MADDE 7 (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, İçişleri Bakanlığının 2015/8 Sayılı Genelgesinde belirtilen iş ve işlemlerin tamamının etkin ve verimli bir şekilde yapılmasından sorumludur. (2) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlamak. (3) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlamak ve sonuçlarını takip etmek. (4) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutmak, raporlamak ve başkanlığa sunmak. (5) Yılın belirli zamanlarında Muhtarlarla “istişare toplantıları” düzenlemek ve mahalle bazlı hizmetlerin değerlendirmesini yapmak. (6) Belediyemiz müdürlükleri tarafından yapılan tüm hizmetlerin mahalle bazlı raporlanmasını sağlamak. İlgili müdürlüklerde mahalle bazlı raporlama ve arşiv oluşturulmasını sağlamak. (7) Belediyemizde üretilen tüm hizmetlerle ilgili mahalle bazlı raporlar hazırlayarak Başkanlık makamına sunmak. Müdürlük yetkisi MADDE 8 - Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir. Müdürlüğün sorumluluğu MADDE 9 - Muhtarlık İşleri Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur. Müdürün görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 10 –  (1) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil eder. (2) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. (3) “Müdürlüğün Görevleri” kısmında tanımlanmış tüm işleri koordine eder, etkili ve verimli bir şekilde sonuçlanmasını sağlar. (4) Muhtarlık İşleri Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin Disiplin Amiridir. (5) Muhtarlık İşleri Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar. (6) Müdürlüğün yıllık Performans Programını ve buna bağlı olarak yıllık Bütçesini hazırlar. (7) Performans Hedefleri, İş kapasitesi ve Faaliyet alanlarını dikkate alarak günlük, haftalık, aylık ve yıllık çalışma planları hazırlar ve bu planların uygulanmasını sağlar. (8) Performans Hedefleri ve Bütçesine göre bir yıl boyunca kullandığı kaynakları ve yaptığı faaliyetleri gösteren “Yıllı Faaliyet Raporu”nu hazırlar.  (9) Vatandaşa yönelik hizmetlerle ilgili “hizmet standartları” belirleyerek daha hızlı ve etkin hizmet vermek için tedbirler alır, süreç iyileştirmesi yapar. (10) Faaliyet alanıyla ilgili vatandaş memnuniyeti ölçümleri yapar. (11) Müdürlüğün mevcut dosya, evrak ve diğer bilgilerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünce belirlenen “Standart Dosya Planı” formatına uygun olarak düzenlenmesini ve arşivlenmesini sağlar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır. (12) Tüm dosya, evrak ve bilgiler için mevzuatın öngördüğü şekilde “Saklama Planı” oluşturur, süresi gelenlerin imha edilmesini sağlar. (13) İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik çalışmalar yapar. (14) Personelin eğitim ihtiyaçlarını belirleyerek, eğitim almalarını sağlar. (15) Mesai saatlerinin etkin / verimli kullanılması ve birim personelinin uyum içinde çalışmasını sağlar. (16) Birimi ile ilgili faaliyet raporlarının periyodik olarak hazırlanması ve Başkanlığa sunulmasını sağlar. (17) İş güvenliğini sağlar ve çalışma ortamını sürekli geliştirme çabası içinde olur. (18) Birim personelinin görev, yetki ve sorumluluklarını belirler, görevli personelin disiplin amiri olarak görev ve sorumluluklarını yerine getirir. (19) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.   Muhtar Bilgi Sistemi Sorumlusunun görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 11 (1) İçişleri Bakanlığı tarafından www.muhtar.gov.tr üzerinden oluşturulan MUHTAR BİLGİ SİSTEMİ’ nin koordinasyonunu sağlar. (2) MBS aracılığıyla belediyemize iletilen talep, şikayet, öneri ve isteklerin mevzuatta belirtilen sürelerde karşılanmasını ve sonuçlandırılmasını sağlar. (3) Müdürlükler tarafından yapılacak geri dönüşlerin MBS talep, şikayet, öneri ve isteğinin tam karşılığı olup olmadığını sorgular, sonuçların etkinliğini denetler ve iyileştirilmesini sağlar. (4) MBS haricinde muhtarlıklardan gelen (bizzat, telefonla, maille, dilekçe ile vb) her türlü talebin uygun birime ve uygun kişilere yönlendirilmesini sağlar ve sonuçların uygunluğunu denetler. (5) MBS üzerinden veya başka yollarla muhtarlardan gelen tüm talep, şikayet, öneri ve isteklerle ilgili istatistiki kayıtları tutar, raporlar ve başkanlığa sunar. (6) Özellikle karşılanamayan taleplerle ilgili gerekçe raporları oluşturur. Diğer Personelinin görev, yetki ve sorumluluğu MADDE 17 (1) Görevi gereği Müdür tarafından kendilerine verilen işleri yasalar ve yönetmelik esaslarına göre yapar. (2)Müdürlüğe gelen telefonlara bakar, gerekli hallerde Müdürünü bilgilendirir. (3) Müdürlükte “Standart Dosya Planı”nın eksiksiz ve mevzuata uygun yürütülmesini sağlar. (4) Müdürüyle birlikte Birim Arşivi oluşturur, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre mevcut dosyaların “Saklama Planı”nı oluşturur ve takibini yapar. Bu konuda Yazı İşleri Müdürlüğü ile koordineli çalışır. (5) Müdürlüğe gelen-giden evrakların kayıtlarını tutar, yazışmaları hazırlar. (6) Müdürün talimatıyla satın alım taleplerini açar ve satın alım sonuçlanana kadar süreci takip eder. (7) Müdürlükteki demirbaş malzemelerinin kayıtlarını tutar. (8) Müdürlük personeli, Müdür ve müdürün yetkili kıldığı kişiler tarafından verilen diğer işleri yapar.             DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Görev ve Hizmetlerin İcrası Görevin planlanması MADDE 18 – Muhtarlık İşleri Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Görevin yürütülmesi MADDE 19 - Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve Yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.   BEŞİNCİ BÖLÜM İşbirliği ve Koordinasyon Müdürlük birimleri arasında işbirliği MADDE 20 (1) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır. (2) Müdürlüğe gelen tüm evraklar toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir. (3) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder. (4) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz. (5) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.   Diğer kurum ve kuruluşlarla koordinasyon MADDE 21 (1) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür’ ün imzası ile yürütülür. (2) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.   ALTINCIBÖLÜM Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme Gelen giden evrakla ilgili yapılacak işlem MADDE 22  (1) Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. (2) Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları yine zimmetle ilgili Müdürlüğe teslim edilir. Müdürlükler arası havale ve kayıt işlemleri elektronik ortamda yapılır. Arşivleme ve dosyalama MADDE 23 (1) Müdürlük tarafından yapılan tüm yazışmaların birer paraflı nüshası konusuna göre Standart Dosya Planı’na uygun olarak muhafaza edilir. (2) Müdürlükte üretilen ve müdürlüğe gelen tüm evrak ve belgeler Standart Dosya Planı’na göre sınıflandırılır ve dosyalama yapılır. (3) İşlemi biten evraklar “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe” uygun olarak arşive kaldırılır.   YEDİNCİBÖLÜM Denetim Denetim ve disiplin hükümleri MADDE 24 (1) Muhtarlık İşleri Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. (2) Muhtarlık İşleri Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.     SEKİZİNCİBÖLÜM Çeşitli ve Son Hükümler Yönetmelikte hüküm bulunmayan haller MADDE 25- İşbu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur. Yürürlük MADDE 26- Çivril Belediye Meclisinin 07.03.2018 tarih ve 33 sayılı kararı ile kabul edilmiş  ve  Belediyemiz duyuru panosundan ilan edildiği tarihinden itibaren yürürlüğe girer Yürütme MADDE 27 - Bu Yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.

Dr. Gürcan GÜVEN                                      Mehmet Ali OZAN                             Kadir KUZU    

  Belediye Başkanı                                          Meclis Zabıt Katibi                        Meclis Zabıt Katibi

    Meclis Başkanı